Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Yann Trabichet, entrepreneur individuel (EI), exploitant la marque Operlys, est responsable des traitements décrits ci-dessous. Domicile professionnel : 15 route de Chez Radelet, 74250 Fillinges, France. Contact : contact@operlys.fr ; 06 37 55 25 69. Son identité complète figure dans les mentions légales.

Cette politique concerne les visiteurs et interlocuteurs professionnels qui soumettent une demande ou échangent avec Operlys. Elle expose les finalités et les règles de gestion des données ; elle ne présume pas que les outils envisagés pour le suivi ou l’envoi de messages sont déjà activés.

2. Données collectées

Les données proviennent principalement de vous, du formulaire et des échanges liés à votre dossier. Selon le parcours et les informations communiquées, elles comprennent :

• Entreprise, nom et prénom de l’interlocuteur, email professionnel ; téléphone, code postal et SIRET facultatifs.
• Besoin principal, contrats d’électricité ou de gaz, type d’énergie, tranche de consommation annuelle, échéance contractuelle et nombre de sites.
• Projets CEE : secteur ou nature du projet et état d’engagement (devis, commande, travaux). Les anciens dossiers peuvent contenir les champs collectés selon le formulaire utilisé à l’époque.
• Description libre facultative. Documents transmis facultativement après la demande (factures, devis : PDF, JPG ou PNG) ; ils peuvent contenir des coordonnées, références contractuelles, consommations ou informations de facturation.
• Validation de la demande, choix d’opposition commerciale, date, référence et identifiant anti-doublon de la demande, page d’entrée et historique des échanges et du suivi.
• Paramètres de provenance présents dans l’adresse du site (UTM et identifiant gclid, le cas échéant) ; données techniques minimales nécessaires à la sécurité et au fonctionnement, telles que l’adresse IP, les journaux techniques et les informations de navigateur selon l’infrastructure utilisée.

Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire et servent à qualifier la demande et permettre un retour. Leur absence peut empêcher son traitement. Les autres champs et la pièce jointe sont facultatifs. Ne transmettez pas de données sensibles ni de documents sans rapport avec le besoin ; vous pouvez masquer les informations non nécessaires et les données de tiers avant l’envoi.

3. Finalités et bases légales

• Répondre à votre demande et qualifier le dossier : analyse du besoin, préparation des échanges et proposition de suites adaptées. La base est l’exécution de mesures précontractuelles à votre demande lorsque vous êtes personnellement partie au projet de contrat ; pour un interlocuteur agissant au nom d’une entreprise, l’intérêt légitime à répondre à la demande professionnelle et préparer cette relation (articles 6.1.b et 6.1.f du RGPD, selon le cas).
• Mettre en relation avec un partenaire choisi pour le dossier : transmission des seules informations utiles, lorsque cette orientation est nécessaire et après information sur le partenaire et le périmètre transmis. Elle repose sur les mesures précontractuelles demandées ou l’intérêt légitime à donner suite à votre demande professionnelle, selon votre qualité et le contexte. Un consentement spécifique sera demandé si la nature du traitement l’exige.
• Assurer le suivi interne : historique des demandes, échanges, priorités et suites données, au sein des outils internes de suivi ou d’un CRM lorsqu’il sera activé. L’intérêt légitime est la continuité de la relation et une gestion cohérente des dossiers, sans réutilisation incompatible.
• Adresser ultérieurement des offres propres à Operlys en lien avec votre activité professionnelle : intérêt légitime à développer une relation B2B, uniquement si les conditions légales de la prospection professionnelle sont remplies, si l’offre est pertinente pour votre fonction et si l’opposition est simple et gratuite. À défaut, une autre base appropriée, notamment un consentement si requis, doit être obtenue avant l’envoi.
• Protéger le site, diagnostiquer un incident et traiter les demandes de droits : intérêt légitime à la sécurité et au bon fonctionnement ; obligation légale pour le respect des droits RGPD.
• Gérer les engagements et obligations légales : exécution du contrat, s’il existe, et obligations légales applicables, notamment comptables.
• Comprendre la provenance d’une demande : intérêt légitime à identifier le canal ayant conduit au contact, dans la limite de paramètres liés à la demande. Les traceurs publicitaires ou de mesure d’audience non exemptés, s’ils sont activés, relèvent d’un consentement préalable distinct.

La case obligatoire du formulaire valide le traitement de la demande et le fait d’être recontacté à ce sujet. Elle ne constitue pas un abonnement marketing ni un consentement général à la prospection. Les bases légales restent celles indiquées ci-dessus.

4. Messages liés au dossier et opposition commerciale

Les messages nécessaires à votre demande (précisions, suivi du dossier) sont distincts des communications commerciales ultérieures. Vous pouvez cocher, sans bloquer votre demande : « Je ne souhaite pas recevoir d’autres offres d’Operlys sans rapport avec cette demande. »

Ce choix est enregistré avec la demande. Il doit être pris en compte dans le futur CRM et avant toute campagne. Ne pas cocher cette option ne vaut pas consentement à une prospection qui en nécessiterait un. Aucune campagne email ou SMS n’est mise en place par la présente politique. La réception est confirmée à l’écran avec une référence. Lorsque l’envoi automatique est activé, un e-mail de confirmation est adressé au demandeur et une notification interne à contact@operlys.fr, via le prestataire Resend. Si vous renseignez un numéro de mobile français (champ facultatif), un SMS de confirmation unique peut vous être adressé via SMSFactor ; sans numéro, aucun SMS ne vous est envoyé. Ces messages sont strictement liés à votre demande, ne contiennent aucune facture ; l’e-mail adressé au demandeur peut contenir son lien personnel de dépôt décrit à la section 8. Ils ne constituent pas de la prospection. Leur échec ne remet pas en cause une demande enregistrée. L’état d’envoi (envoyé, en attente, échec) est conservé avec le dossier, sans copie du contenu des messages.

Vous pouvez aussi vous opposer à tout moment, simplement et gratuitement, à contact@operlys.fr. Chaque message de prospection devra proposer un moyen d’opposition accessible. Votre choix ne prive pas votre dossier des réponses nécessaires à son traitement.

5. Destinataires et partenaires

Les données sont accessibles à Yann Trabichet et, le cas échéant, aux personnes habilitées pour le traitement du dossier, dans la limite de leurs missions. Elles ne sont pas destinées à une diffusion générale auprès d’un réseau de partenaires.

Si une mise en relation est pertinente, seul un partenaire choisi pour le dossier reçoit les données strictement nécessaires, après information du demandeur. Les partenaires ne sont pas autorisés par Operlys à utiliser cette transmission pour prospecter hors du dossier.

Pour les dossiers de courtage en électricité et gaz, le partenaire spécialisé Advice Energy peut être destinataire des informations et documents du dossier (factures, éléments contractuels), après information du client. L’accès technique à l’espace de stockage privé reste réservé à Operlys : aucun partenaire n’y dispose d’un accès direct ; les documents utiles lui sont communiqués par Operlys, au cas par cas.

Un partenaire peut agir comme responsable de traitement distinct pour ses propres démarches, offres, engagements et obligations. Il doit alors fournir sa propre information sur les traitements et respecter les règles applicables ; cette qualité ne l’autorise pas à réutiliser librement les données pour une prospection sans base légale. Les données ne sont pas vendues comme fichiers de prospection.

6. Prestataires techniques et transferts

Les services actuellement utilisés comprennent Cloudflare pour l’hébergement et l’infrastructure du site, ainsi que Supabase pour les services de base de données et le stockage des pièces jointes. Leur exploitation peut mobiliser des prestataires d’infrastructure additionnels. Cette politique ne désigne pas un fournisseur non vérifié comme hébergeur principal des fichiers.

Le site charge également ses typographies via Google Fonts ; ce chargement peut transmettre à Google des données de connexion nécessaires à la fourniture des polices. Il ne constitue pas, à lui seul, l’activation de Google Analytics ou de Google Ads.

Resend (envoi des e-mails liés aux demandes) et SMSFactor (SMS de confirmation facultatif) sont utilisés uniquement pour les messages décrits à la section 4, lorsqu’ils sont activés. Google Workspace (messagerie et documents), Google Analytics et Google Ads (mesure et publicité) sont des services envisagés, et non présentés comme déjà actifs. Avant leur activation pour ces usages, leurs conditions, accès aux données, règles de conservation et exigences de consentement doivent être vérifiés et cette politique mise à jour si nécessaire.

Selon le fournisseur, sa localisation, ses sous-traitants et les opérations de support, des données peuvent être traitées en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Avant tout traitement concerné, les garanties effectivement applicables doivent être vérifiées (décision d’adéquation, clauses contractuelles types et mesures complémentaires selon le cas). Aucun mécanisme particulier ni résidence exclusivement européenne n’est garanti ici sans vérification. Vous pouvez demander des précisions à contact@operlys.fr.

Rendez-vous facultatifs

Le calendrier interne Operlys permet de réserver un appel téléphonique de 30 minutes, indépendamment de l’envoi d’une demande. Les créneaux sont proposés de 8 h à 19 h, heure de Paris, jusqu’au 29 octobre 2026 à 19 h, selon leur disponibilité. Aucun calendrier tiers n’est chargé.

La réservation collecte le créneau choisi, le nom, l’entreprise, le téléphone et l’e-mail ; le sujet de l’appel est facultatif. Ces données sont enregistrées dans l’espace privé Operlys pour organiser l’appel, éviter les doubles réservations et permettre son suivi. Ce traitement repose sur les mesures précontractuelles demandées ou l’intérêt légitime à répondre à une demande professionnelle, selon le contexte.

Une alerte interne par e-mail et SMS peut être adressée à Operlys, et un SMS de confirmation au demandeur disposant d’un mobile compatible, via Resend et SMSFactor selon les canaux activés. La confirmation de réservation à l’écran fait foi pour l’enregistrement du créneau ; un échec de notification ne l’annule pas et l’écran ne présente pas un SMS non confirmé comme envoyé. Les coordonnées ne sont pas affichées dans le calendrier public, qui ne reçoit que les heures des créneaux occupés. Les limites de fréquence protègent la réservation contre les abus.

Les données de rendez-vous suivent les règles de conservation du suivi prospect indiquées ci-dessous ; les données devenues inutiles doivent être supprimées plus tôt. Aucune suppression automatique n’est annoncée. Pour demander une modification, une annulation ou exercer vos droits, écrivez à contact@operlys.fr.

7. Durées de conservation

Les règles de conservation suivantes sont à mettre en œuvre dans la gestion des dossiers. Elles ne signifient pas qu’une suppression automatique est déjà active :

• Prospects et suivi commercial : jusqu’à trois ans après le dernier contact émanant du prospect. Une relance envoyée par Operlys sans réponse ne remet pas ce délai à zéro.
• Factures et documents d’un dossier non contractualisé : pendant l’étude du besoin puis, après sa clôture, un délai raisonnable de suivi ne dépassant pas douze mois, sauf obligation légale ou nécessité justifiée de défense d’un droit. Les pièces non nécessaires doivent être supprimées plus tôt.
• Dossiers contractualisés : conservation pendant la relation, puis archivage limité aux documents nécessaires selon les obligations légales et délais de prescription applicables. Les pièces comptables sont conservées dix ans lorsque cette obligation s’applique.
• Opposition commerciale : conservation des seules informations nécessaires pour respecter durablement votre opposition, sans les réutiliser pour prospecter.
• Journaux et données techniques : durée limitée à ce qui est nécessaire à la sécurité et au diagnostic, à définir et vérifier selon les services effectivement utilisés. Les paramètres de provenance conservés avec la demande suivent la durée pertinente du dossier.

Les archives nécessaires à une obligation ou à la défense d’un droit doivent être séparées des usages courants et leur accès restreint.

8. Sécurité et gestion des documents

Le formulaire n’accepte pas de pièce jointe. Après l’enregistrement de votre demande, l’e-mail de confirmation adressé à votre adresse contient un lien personnel de dépôt, propre à votre dossier, valable 7 jours et révocable ; seule une empreinte de ce lien est conservée. Il permet de transmettre jusqu’à cinq fichiers PDF, JPG ou PNG de 10 Mo maximum chacun ; le type réel de chaque fichier est contrôlé. Les documents sont stockés dans un espace privé, sous un nom aléatoire, sans lien public. Ils ne sont jamais envoyés en pièce jointe : une notification interne indique seulement qu’un document est arrivé. L’accès technique au stockage est réservé à Operlys, après authentification, par un téléchargement à durée très courte ; leur éventuelle communication au partenaire chargé du dossier est décrite à la section 5. Aucune analyse antivirus automatique n’est effectuée ; les fichiers ne sont pas ouverts dans le navigateur. Un nouveau lien peut être demandé à contact@operlys.fr. La réception des demandes passe par une validation côté serveur, un contrôle d’origine, une limite de taille et une limitation de fréquence. Des empreintes techniques non directement lisibles de l’adresse IP et de l’email servent à limiter les abus ; elles ne sont pas utilisées pour la prospection. Leur purge doit être assurée dans l’exploitation. L’identifiant anti-doublon empêche qu’une nouvelle tentative de la même demande crée un second dossier. Les journaux applicatifs ne contiennent pas les coordonnées ni le contenu des demandes. Ces mesures ne constituent pas une garantie de sécurité absolue.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Pour signaler une anomalie ou un envoi involontaire de document, contactez contact@operlys.fr.

9. Cookies, stockage de session et traceurs

Les mécanismes strictement nécessaires servent notamment au fonctionnement, à la sécurité et à la continuité de la navigation. Le site conserve actuellement dans le stockage de session du navigateur les paramètres UTM/gclid présents dans l’adresse afin de les associer à votre demande ; ce stockage est distinct d’un dépôt de traceur Google Analytics ou Ads. Il est normalement effacé à la fin de la session du navigateur et sa copie dans le dossier suit les règles de conservation ci-dessus.

La présence d’un gclid dans une adresse ne signifie pas qu’une balise publicitaire est installée. Aucun outil Google Analytics ou de suivi publicitaire Google Ads n’est actuellement installé dans le code du site. Si des traceurs non exemptés sont activés, une information et un choix préalables devront être mis en place, avec possibilité de refuser aussi simplement que d’accepter et de retirer son choix. Le statut du stockage d’attribution au regard des règles sur les traceurs doit être vérifié avant tout usage marketing non nécessaire.

Aucune bannière de consentement factice n’est affichée. La case de validation de la demande et l’option d’opposition commerciale ne valent pas consentement à des cookies publicitaires.

10. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de vos données ; vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et, sans justification, à la prospection commerciale ; et demander la portabilité lorsque les conditions sont réunies, notamment pour un traitement automatisé fondé sur le consentement ou un contrat.

Lorsqu’un traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur. Certains documents peuvent néanmoins être conservés si une autre obligation ou base légale le justifie. Aucune décision produisant des effets juridiques ou comparables n’est prise exclusivement par un traitement automatisé dans le parcours décrit.

Adressez votre demande à contact@operlys.fr ou par courrier à Yann Trabichet EI, 15 route de Chez Radelet, 74250 Fillinges, France. Une vérification proportionnée de votre identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable ; une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement.

La réponse intervient en principe dans un mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la complexité ou le nombre de demandes le justifie, avec information dans le premier mois. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment sur www.cnil.fr ou par courrier au 3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07.

11. Évolution de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les usages réels, l’activation de nouveaux services ou les évolutions réglementaires. La date en tête de page permet d’identifier la version consultée. Tout changement important nécessitant une information spécifique ou un nouveau choix doit être porté à votre connaissance de manière adaptée.